En nuestras oficinas, como en la vida misma, podemos encontrar distintos tipos de personas; unos más simpáticos, otros más preparados, unos que comunican mejor, otros que trabajan largas horas, algunos con más experiencia, etc. Estaremos de acuerdo en que la diversidad enriquece a las empresas y lo lógico es poner en cada puesto el perfil que más se adecua al mismo.
Por otro lado observo que la expansión de la tecnología RPA (Robotic Process Automation) en la gran empresa está llevando a crear departamentos de robótica, a veces llamados factorías RPA o centros de automatización, que suelen crear entre 30 y 50 trabajadores virtuales (robots de software) al año. Algunos incluso más.
Siguiendo el esquema tradicional de compra de software corporativo, estas empresas seleccionaron una única herramienta RPA, del mismo modo que se suele eligir un solo ERP, un único CRM o una única aplicación de gestión de contenido (ECM). Por tanto, puede ocurrir y ocurre, que si esta herramienta RPA no es lo suficientemente flexible, los trabajadores virtuales acaban siendo todos iguales y realizando tareas muy parecidas, dejando de automatizar otras que podrían ser más rentables.
Algunos que ya tienen trabajadores virtuales con buena reputación y que automatizan bien procesos básicos se encuentran atados de manos cuando quieren llegar más allá. Entiendo que estas empresas necesitan añadir herramientas que sean capaces de crear trabajadores virtuales con más cualidades.
Por ejemplo, que sean capaces de acceder a aplicaciones sin necesidad de conectarse a un PC o Escritorio. Este es el caso de la Automatización de la Web (“Web Automation”), en la que los trabajadores virtuales pueden acceder a páginas web, aplicaciones con interfaz web, ficheros Excel, ficheros XML o Terminal Server directamente en memoria sin necesidad de abrir navegadores o conectarse a otros equipos. Esto supone un ahorro en infraestructura enorme. Como muestra, el uso de 20 trabajadores virtuales realizando este tipo de tareas supone un ahorro en infraestructura de 20 máquinas o escritorios. De hecho, conozco dos casos que tienen más de 5.000 trabajadores virtuales de esta clase. Pienso que es un tipo de robot necesario en toda factoría RPA.
Otra cualidad muy valorada es la posibilidad de clasificar documentación y extraer datos de la misma para tomar una decisión y continuar con un proceso determinado en base a dicha decisión. Es lo que se denomina «Intelligent Process Automation». Es verdad que siempre se puede comprar una aplicación externa a la que nuestro robot pueda llamar, pero tiene más ventajas usar una herramienta que ya la lleve integrada porque permite crecer más rápidamente y a menor coste al evitar mantenimientos dispares, actualizaciones independientes y no disponer de un roadmap conjunto y arquitectura unificada. Este tipo de robots serán la base de la segunda ola de RPA, que llegará una vez automatizados los procesos básicos. También aconsejaría contar con este tipo de robot en toda factoría RPA.
Otro punto a tener en cuenta es la forma en la que se pueden llamar a nuestros trabajadores virtuales. Lo ideal es que se puedan llamar desde cualquier aplicación directamente, como servicio web, como un proceso programado cada cierto tiempo o como un proceso batch (es lo que se denomina “Unattended Automation”) y que además se puedan llamar manualmente seleccionándolo de una lista, incluso con una combinación de teclas o cuando ocurre algún evento en nuestro escritorio (“Attended Automation”). La mayoría de herramientas RPA cuentan con una u otra forma de ser llamadas pero es importante que cuenten con las más posibles. Personalmente creo que el poder desplegar un robot como servicio web tiene muchas ventajas. Además siempre tendrán superioridad las herramientas que despliegan sus trabajadores virtuales en servidor y que pueden ser llamados desde cualquier puesto sin necesidad de instalarlos localmente.
En resumen, creo que debemos plantearnos si con la tecnología RPA estamos únicamente comprando software o estamos contratando trabajadores (virtuales). En este último caso aconsejaría buscar trabajadores (virtuales) que sean capaces de adoptar múltiples perfiles laborales. Y si nos faltara un perfil determinado lo mejor es contratarlo y añadirlo a la plantilla, igual que haríamos con cualquier otro empleado.